Czym jest Motoserce?
To będzie historia o tym, dlaczego warto zastanowić się, co potrafię, gdzie są moje mocne strony i w jaki sposób mogę wykorzystać swoje kompetencje zawodowe dla szczytnych celów.
Oczywiście na wstępie warto powiedzieć, czym jest Motoserce… i dlaczego się w tę akcję zaangażowałem. Jest to ogólnopolska akcja krwiodawstwa organizowana przez kluby zrzeszone w Kongresie Polskich Klubów Motocyklowych. Motoserce nie jest organizacją ani stowarzyszeniem, a oddolną ideą stworzoną i rozwijaną przez motocyklistów – ludzi, którzy z wypadkami, ciężkimi urazami i potrzebą krwi spotykają się wielokrotnie w czasie sezonu motocyklowego. Organizatorami są wyłącznie kluby zrzeszone przy KPKM, ewentualnie osoby, czy też kluby, które uzyskały zgodę Kongresu. Pierwszy raz Motoserce odbyło się w 2009 roku i dotychczas udało się zebrać niebagatelną ilość ponad 30 tys. litrów krwi!
Co ja mam z tym wspólnego? Od kilkunastu lat jeżdżę na motocyklu i jestem związany z jednym z klubów motocyklowych (o strukturze, sposobie zarządzania taką organizacją będzie oddzielny tekst). Kiedy pierwszy raz zetknąłem się z Motosercem – bodajże w 2010 albo 2011 roku uznałem, że jest to wspaniała inicjatywa, w którą muszę się zaangażować. Przez pierwsze dwie edycje uczyłem się sposobu pracy, aby później w sztabie imprezy zostać osobą odpowiedzialną za logistykę podczas finału zbiórki, który odbywał się corocznie w Parku Bródnowskim w Warszawie (w 2021r. wyjątkowo na terenie Zalewu Bardowskiego).
Analiza problemu
Aż przyszedł rok 2020 i pandemia COVID19. Nagle okazało się, że w kraju nic nie można zrobić. Niestety, choroby i wypadki nie wiedziały o tym i krwi, której zawsze brakuje, zaczęło brakować jeszcze bardziej. W czasie jednego z zebrań sztabu zastanawialiśmy się jak zebrać krew w sposób bezpieczny. Wymagania brzegowe na pierwszy rzut oka uniemożliwiały organizację zbiórki:
- Zachowanie ścisłego reżimu sanitarnego
- Zachowanie bezpiecznych odległości (min. 2 metry) między osobami uczestniczącymi w zbiórce
- Unikanie tworzenia zbiorowisk ludzkich / tłumów
- Zapewnienie płynnej obsługi osób zgłaszających się na pobranie
Zaproponowane rozwiązanie
Często w swojej korzystam z formularzy na www. Na szybko stworzyłem przykładowy i wysłałem jako propozycję do sztabu Motoserca:
https://forms.gle/oVjb62K6j852SaaeA
Rozwiązanie było proste – chętni podają swoje dane, składają podstawowe oświadczenia, a my ich ustawiamy w kolejce zgodnie z naszymi możliwościami i ich preferencjami dotyczącymi godziny zbiórki. Mając ich adres email lub numer telefonu przed sama zbiórką mogliśmy potwierdzić ich obecność.
Żeby to dało się udało, zebraliśmy parametry wydajnościowe dla zbiórki, w tym:
- Ile osób jednocześnie może oddawać krew
- Jak długa jest deklaracja krwiodawcy i ile czasu trwa jej wypełnienie
- Ile trwa pobranie krwi (sprawdzenie stanu zdrowia, podłączenie, pobranie, odłączenie, wypuszczenie),
- Ile czasu po pobraniu musimy człowiekowi zapewnić opiekę.
Mając listę chętnych i zebrane parametry wydajnościowe, opracowaliśmy wiadomości, które w treści zawierały następujące informacje:
- Masz pobranie o [GODZINA]
- Musisz się stawić 15 minut wcześniej z wypełnioną deklaracją (wysyłamy załącznik) lub wypełnisz ją na miejscu
- Jeżeli spóźnisz, nie będziemy Cię mogli wpuścić.
Mając opisany i zaakceptowany przez wszystkich proces rozpoczęliśmy proces zbierania chętnych. W dniu zbiórki zapewnione zostały:
- Dodatkowy punkt pre-rejestracji, gdzie odznaczaliśmy osoby zarejestrowane do zbiórki
- Dodatkowy pomiar temperatury, ZANIM krwiodawca zbliżył się do krwiobusa
Zarządzanie listą musiało być elastyczne, przede wszystkim musiało zapewniać płynną obsługę i jak najkrótszą kolejkę oczekujących. Byliśmy więc gotowi do wykonywania telefonów i sterowania liczbą chętnych w zależności od sytuacji w krwiobusie.
„Poczekalnia” podczas Motoserca w 2020r.
Stanowisko rejestracji wstępnej i kontroli temperatury
Podsumowanie
W tym procesie organizowaliśmy zbiórkę kilka razy w 2020r. i raz w 2021r. (Motoserce dla Borkosia). Sam pomysł i proces został przekazany do pozostałych klubów organizujących zbiórki w całej Polsce i był przez nie wykorzystywany. Udało się tutaj wykorzystać kilka kompetencji, które na co dzień wykorzystuję w pracy, m.in.:
- Modelowanie procesów i wdrażanie ich w organizacjach
- Lean management – rozwój projektu „on the go” na podstawie wniosków z dotychczas wykonanych działań i „feedbacku” od uczestników
- Kanban – do zarządzania zadaniami i ich przepływem
- Zarządzanie produktem – w całym cyklu – od pomysłu, poprzez rozwój i dostosowanie do bieżącej sytuacji
Jakie wnioski?
Znajomość swoich mocnych stron i kompetencji pozwala każdemu z nas na dwukierunkowy ich przepływ, czyli zarówno z życia prywatnego do służbowego jak i ze służbowego do prywatnego. Jeżeli odpowiesz sobie na pytania: W czym jestem dobry? Jakie są moje plusy? Co potrafię? a następnie na kolejne „Jak mogę to wykorzystać w życiu prywatnym?”, „Co mogę zrobić dobrego?”… i po prostu zacznij to robić. Jak widzisz – mogą z tego wyniknąć całkiem ciekawe przygody.